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En BtoB, le succès commercial se mesure souvent au taux de conversion des réponses à AO. Ces documents administratifs, techniques et commerciaux prennent un temps fou aux experts techniques qui les rédigent et peinent à en faire de beaux documents. Mais, ça, nous, on sait faire !
Nous avons réalisé un audit de la forme et du fond des réponses à consultations que réalisaient les ingénieurs commerciaux. Les conclusions de cette analyse menée en intelligence collective avec leur concours ont guidé la réorganisation des documents, la recherche de cohérence visuelle et rédactionnelle, la réécriture du discours afin de mieux répondre aux attentes des donneurs d’ordres et de leurs services de marchés.
Nous avons suggéré à notre client de séparer la présentation des moyens de l’entreprise de la réponse au CCTP, car son contenu ne changera que de façon marginale, et peut être mis à jour par un.e assistant.e. Nous avons structuré leur 3 modèles de réponses techniques de façon à faciliter l’écriture des contenus variables et rassembler dans d’autres chapitres les données stables, dont la mise à jour est rare (par exemple les engagement RSE).
La forme modélisée par nos soins des documents (couverture à personnaliser, sommaire actif, pages d’entrées de chapitres, gestion des annexes, rewriting des contenus fixes…) permet au rédacteur de se concentrer sur sa réponse au CCTP, en s’appuyant sur des éléments de mise en forme prêts à l’usage (building blocks). Il gagne un temps précieux. Et délivre un document bien présenté, cohérent avec l’identité visuelle de l’entreprise.
Nous avons utilisé un grand nombre de fonctions de personnalisation du logiciel Word pour gabariser les documents : feuille de style, gamme de couleurs, pages de garde, sommaire, et building blocks. Et formé nos clients à leur utilisation, rarement exploitée au quotidien dans les entreprises. Un mode d’emploi d’installation et d’usage des documents a été également fourni pour assurer le bon usage dans le temps de ces produits d’édition à haute valeur ajoutée.
« C’est super stimulant de travailler avec un document prémaquetté, ça donne encore plus envie de gagner l’AO ! »
Vincent, responsable commercial AGV Swisslog Healthcare
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